方便不浪费:Office文档缩放打印三招

　　最近，小贾碰到了一个难题，事先编辑好的一张Excel表格，恰好容纳在一张B4纸上，现在需要将纸型改为A4，但仍要打印在一张纸上，这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到A4的纸面上，实在有些麻烦

　　最近，小贾碰到了一个难题，事先编辑好的一张Excel表格，恰好容纳在一张B4纸上，现在需要将纸型改为A4，但仍要打印在一张纸上，这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到A4的纸面上，实在有些麻烦。于是，小贾选择了一个笨办法，将表格打印到B4纸上，再使用复印机缩小到A4纸上。

　　其实，当遇到这样的问题时，大家不必如此兴师动众，因为我们有以下简单的处理方法。

　　让Excel按照纸张的宽度和高度打印

　　1.启动Excel，打开需要的工作簿文件，单击相应的工作表。

　　2.在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“页面”选项卡。

　　3.在“纸张大小”框中，将原来的B4设置为A4，然后在“缩放”栏下，选中“调整为”，将“页宽”和“页高”两个输入框中的数字都设为“1”（图1）。

　　4.单击“确定”按钮。现在，再打印这张Excel表格，一张A4纸即可容纳下整个表格内容了。实际上，在进行上述设置后，Excel会按照需要缩小打印图像和文本。具体的缩小百分比，可以通过打开“页面设置”对话框，在“页面”选项卡上的“缩放比例”框中查看。如果文件中有手动分页设置，那么在使用“调整为”选项后，它们将被忽略。

　　让Word按纸张大小“缩放”打印

　　小贾遇到的问题是Excel表格的“缩放”打印，如果你编辑的Word表格遇到了同样的问题，解决的办法与Excel有所不同。具体方法如下：

　　1.启动Word，打开需要的文档。

　　2.在“文件”菜单中，单击“打印”命令。

　　3.在“缩放”栏的“按纸张大小缩放”框中，选择“A4”纸型（图2）。

　　4.单击“确定”按钮。

　　当为了打印而“缩放”文档时，改动只发生在打印时，Word并未更改文档本身的设置，这一点与Excel不同，因为Excel同时改变了对工作表的设置。对Word而言，上述过程仅调整本次打印的文档比例。若要以这种方式调整所有打印时段的文档比例，可在“工具”菜单上单击“选项”，然后单击“打印”选项卡，选中“允许重调A4/Letter纸型”项。

　　让打印机自动按纸张大小打印

　　或许，你编辑表格所用的软件没有提供“缩放”打印的功能，比如有的财务软件生成的B4纸型的会计报表怎样打印到A4纸上呢？此时，我们可以直接求助所用的打印机，将打印机设置为缩小打印。现在，我们以EPSON Stylus Photo 1290打印机（操作系统为Windows XP SP2）为例进行说明。

　　1.单击“开始”，选择“设置”，单击“打印机和传真”。

　　2.右键单击EPSON Stylus Photo 1290打印机，然后选择快捷菜单中的“属性”。

　　3.在“常规”选项卡中单击“打印首选项”按钮。

　　4.进入“版面”选项卡，勾选“缩放”项，同时选中“充满”，然后在“输出纸张尺寸”框中选择A4纸型。

　　5.依次单击“确定”按钮，关闭各个对话框。

　　经过上述设置之后，当进行打印时，系统将自动对打印的内容进行“缩放”以便将它打印在A4纸上。特别要提醒大家的是，如果以后不需要将打印内容“缩放”到A4纸上，需要按上述操作取消对“缩放”项的选择，否则打印机将一直进行“缩放”打印。

　　将文档进行“缩放”打印既省去了调整的麻烦，又能够减少纸张的浪费，何乐而不为呢？