事半功倍―Office Word要玩批处理

    Word是办公一族经常需要用到的文字处理软件，其强大的文字处理和表格编辑功能给我们的工作带来了很多方便。如果能合理使用一些技巧，批量处理文档，就能有效提高工作效率，达到事半功倍的目的

    Word是办公一族经常需要用到的文字处理软件，其强大的文字处理和表格编辑功能给我们的工作带来了很多方便。如果能合理使用一些技巧，批量处理文档，就能有效提高工作效率，达到事半功倍的目的。下面笔者就以Word 2003为例，带领大家一起去领略Word的“批处理”能力，感受自动化办公的乐趣。

    一、批量生成信封

    大家知道，通过邮局寄信需要在信封上填写收信人的邮编、地址、姓名，以及寄信人的地址、姓名、邮编等信息，如果需要发出去的信件很多，手工填写是一件繁锁的事。其实，用Word 2003的“中文信封向导”不仅可以批量生成漂亮的信封，而且可以批量填写信封上的各项内容，实现信封批处理。

    第一步：制作信封模板。运行Word 2003，单击“工具/信函与邮件/中文信封向导”，系统会启动“信封制作向导”。在“向导”的带领下，首先按实际需要选择信封规格；然后单击“下一步”，在“生成选项”窗口中选中“打印邮政编码边框”和“以此信封为模板，生成多个信封”，并在“使用预定义的地址薄”一项的下拉列表中根据自己的喜好选择地址薄文件类型(这里有三个选项可选，分别是Microsoft Word、Microsoft Excel和Microsoft Access，本文以选择Microsoft Excel为例。)；最后单击“完成”，向导将自动生成信封模板，同时还生成一个地址薄文件，并以“中文信封地址.xls”为文件名保存在“我的文档”中。

    第二步：编辑地址薄。进入“我的文档”，打开自动生成的地址簿文件―“中文信封地址.xls”，大家会看到这是一个Excel表格文件，表头中已经自动填写了收信人邮编、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人职务、发信人地址、发信人姓名和发信人邮编等项目，我们要做的就是在单元格中输入收信人和发信人的相关信息即可（如图1）。

图1

    第三步：批量生成信封。打开由“信封制作向导”自动生成的信封模板文档，我们会发现Word的程序窗口中多了一个“邮件合并”工具栏，点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮（如图2），系统会根据模板的样式和“中文信封地址.xls”文件中的信息，批量生成信封，并在新文档中一一列出，剩下的工作，只要联上打印机打印就大功告成了。

图2

    小提示：如果你对生成的信封不满意，可以在模板中对信封上文字的字体、字型、字号、颜色和位置进行调整，然后再点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮，系统会根据调整后的模板样式再次批量生成信封。

    二、批量处理表格

    除了编辑文字，Word还能绘制表格的功能也很强大，在绘制和编辑表格的过程中运用一些小技巧，同样可以实现“批处理”，节省时间，提高效率。实例1：自动生成表头。当一份表格有多页时，为了便于查阅和录入数据，最好是每一页都有一个相同的表头，如果采用手工的方法一页一页添加表头，不仅麻烦，而且容易出错。其实，Word有为多页表格自动生成表头的功能。