揪出Office Word 工具中隐藏的秘密

    作为办公一族，在工作的时候经常会用到Office办公系统来进行文字的录入、排版以及表格的计算、绘图等等，久而久之对Office办公软件的使用都比较熟练，尤其是对Word来讲，在其中包含了各种各样的工具，这些工具对于我们文字输入、处理，版面设计等方面都起到了非常大的作用。然而由于我们平时使用的习惯，总是只使用一些常用的工具，其实在Word的工具中还隐藏着很多功能强大而且可以大大提高办公效率的工具和命令，并且随着Word的版本的不断升级，这些隐藏的功能也越来越大

    作为办公一族，在工作的时候经常会用到Office办公系统来进行文字的录入、排版以及表格的计算、绘图等等，久而久之对Office办公软件的使用都比较熟练，尤其是对Word来讲，在其中包含了各种各样的工具，这些工具对于我们文字输入、处理，版面设计等方面都起到了非常大的作用。然而由于我们平时使用的习惯，总是只使用一些常用的工具，其实在Word的工具中还隐藏着很多功能强大而且可以大大提高办公效率的工具和命令，并且随着Word的版本的不断升级，这些隐藏的功能也越来越大。

    启动Word后，依次点击“工具/自定义”，切换到“命令”标签页，这里就是Word的工具宝藏，让我们一同来揪出隐藏的秘密吧！

一、工具类

    发邮件传真好方便    在Word的工具中一般只显示了常用的对文字处理有帮助的工具，其实我们完全可以将Word打造成方便实用的邮件发动工具以及传真发送工具。打开“工具/自定义”，在“命令”标签页中的左边命令栏找到“文件”，选中后将右边列表栏中的“新建电子邮件”、“邮件收件人”以及“发送到传真收件人”命令拖放到工具栏中，这样我们只需在工具栏点击相应的按钮即可方便地进入到邮件发送或者传真发送的操作中（如图1）。

图1

    工具计算    当我们在Word中需要计算某些公式时，通常都会选择使用其他的专门的计算器，其实在Word中已经包含了一个专门用于运算的工具――“工具计算”命令，利用它就可以非常方便地实现文档中的公式计算，而且它既能显示公式，又能显示结果。    在“自定义/命令”对话框中的“工具”类别命令可以找到它并将其拖到某个工具栏上松开即可（如图2）。需要我们计算数据结果的时候，首先在文档中输入想要计算的式子以及“=”号，接下来选中输入的式子并按一下工具栏上“工具计算”按钮，然后将光标定在“=”号后面，按下“Ctrl+V”执行“粘贴”功能，这样计算的结果就会显示在光标处了。

图2

    轻松打造名片头衔    很多人都拥有不同的头衔，但是在设计名片时，由于头衔较多，以至于不好排版，最终导致名片的整体效果让人失望，利用“合并字符”命令，就可以轻松地将多个头衔并排排列起来，解决排版上的困难。我们可以在“自定义”对话框中的“格式”命令下找到它（如图3）。并将其拖放到工具栏中以方便使用。首先在Word中设计好名片的格式、图案，并输入自己的名字，然后单击“合并字符”按钮就会打开“合并字符”对话框，在“文字”处输入头衔名称，并设置好它们的字体、字号并在对话框右侧可以预览到设计的效果，最好单击“确定”按钮即可。

图3

    自动滚屏    当我们在Word中阅读一篇长的文章时，通常都会拖动滚动条来进行翻页，或者按键盘上的“PageDown”，太不方便啦。其实在Word中已经内置有自动滚屏的功能，只不过需要我们手动添加：在“命令”类别右边的列表中找到“自动滚动”项，拖至工具栏即可。使用时只要轻轻一点，即可实现屏幕平滑滚动，上滚、下滚非常容易，而且还可以调节滚屏的速度。若想停止滚屏，且只要单击一下鼠标就可关闭自动滚屏功能。

二、功能增强类

    全部保存、关闭功能    我们有些时候会同时处理很多个Word文档，但是当处理完后却要一个一个文件进行关闭、保存，非常的麻烦！如果能让“全部关闭”和“全部保存”这两项命令常驻在“文件”菜单中，使用起来就方便多了。其实“全部关闭”和“全部保存”这两个命令就隐藏在“自定义/命令”对话框中的“文件”类别命令中，选中它们并按住鼠标左键将它们一一拖到“文件”菜单下，松开鼠标即可让它们常驻在“文件”菜单中，以后再也不用按Shift键了。

    提示：自定义工具里面的所有按钮，除了可以拖动的Word工具栏上外，还可以拖动到任意工作菜单，非常方便。　　    隐藏功能    有些时候我们想打印一个文档，但是对文档中的某一段文字不想打印，而且又不想把它们删除，那么该如何实现呢？其实很简单，利用Word中的“隐藏”功能就可以轻松地办到。

   首先在“自定义/命令”对话框中的“格式”命令类别下就可以找到它，然后将它拖放到工具栏中。使用时，先选中要隐藏的文字，然后单击“隐藏”按钮即可隐藏这段文字。如果想查看被隐藏的文字，单击“工具/选项”，选择“视图”标签，勾选“隐藏文字”复选框即可；如果想打印出被隐藏的文字，则在“工具/选项”中切换到“打印”标签，然后选中“隐藏文字”复选框即可（如图4）；如果想取消对这段文字的隐藏，选中这段文字后，再次单击“隐藏”按钮即可。

图4

    将Word变成收藏夹    如果你经常使用Word来编辑HTML文档的话，这项功能就绝对适合你了。它就隐藏在“自定义/命令”对话框中的“Web”类别内。将“收藏夹”命令拖放到工具栏中，然后单击这个按钮，即可把正在编辑或者查看的HTML文档添加收藏夹中，以后就可以通过收藏夹来快速地访问它们了。

    注意：这项功能只能将Web文档添加到收藏夹中，对普通的Word文档不起作用。        以上我们讲述了Word中隐藏的多个实用的命令，这些命令无疑都大大地增强了Word的功能，提高了它的使用效率，其实在Word中还隐藏了许多这样的实用小功能，只要大家仔细搜寻，一定会揪出Word中更多的秘密！